5 cách để tối ưu và kiểm soát chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp

by PhanMemKeToanSafebooks 12/1/2023, 1:39 pm

Không giống như cắt giảm chi phí đơn giản, kiểm soát chi phí là một hành động có mục tiêu được thiết kế để kiểm soát chi phí đồng thời tăng lợi nhuận. Tìm hiểu lý do tại sao kiểm soát chi phí lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.
Khi chúng tôi đi vào kinh doanh, chúng tôi hy vọng kiếm được lợi nhuận. Điều quan trọng là lập kế hoạch hợp lý về cách kiếm được lợi nhuận đó. Đó là lúc kiểm soát chi phí xuất hiện. Tìm hiểu thêm về kiểm soát chi phí là gì, nó khác với quản lý chi phí như thế nào và bạn có thể thực hiện những biện pháp nào để kiểm soát chi phí tốt hơn và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình.

Tổng quan: Kiểm soát chi phí là gì?
Trong kinh doanh, khi lập ngân sách sản xuất, doanh nghiệp sẽ ước tính chi phí sản xuất và chi phí thành phẩm là bao nhiêu. Sau đó sẽ đo lường chi phí thực tế so với ngân sách và thực hiện các điều chỉnh cho phù hợp.
Khi xem xét các chênh lệch ngân sách này, doanh nghiệp có thể thấy những ước tính này chính xác ở đâu và sai ở đâu. Sau đó, nhiệm vụ của chúng ta là xem xét những khác biệt về chi phí này và tìm ra những biện pháp kiểm soát chi phí cần được áp dụng.
Ví dụ: giả sử bạn lập ngân sách lợi nhuận là 5$ cho mỗi sản phẩm được bán, nhưng vì chi phí cho nhà cung cấp vượt quá ngân sách do giá tăng bất ngờ nên bạn chỉ kiếm được lợi nhuận 2$ cho mỗi sản phẩm được bán.
Vì bạn có thể xác định nguyên nhân khiến lợi nhuận của mình bị giảm, nên có thể giải quyết vấn đề bằng cách thay đổi nhà cung cấp, tăng giá hoặc giảm các chi phí khác liên quan đến sản xuất để có thể quay lại mục tiêu ban đầu của mình.
Cách dễ nhất để tạo ngân sách có thể gắn liền với chi phí là sử dụng phần mềm kế tóan. Dù bằng cách nào, ngân sách là điều cần thiết để theo dõi và kiểm soát chi phí tối ưu hơn.

Quản lý chi phí so với kiểm soát chi phí: Đâu là sự khác biệt?
Quản lý chi phí và kiểm soát chi phí thường được sử dụng thay thế cho nhau, mặc dù chúng là hai việc khác nhau. Quản lý chi phí liên quan đến việc lập kế hoạch và lập ngân sách, trong khi kiểm soát chi phí liên quan đến chi phí thực tế và các hành động được thực hiện do các khoản chi phí đó.
Ví dụ: khi tạo ngân sách cho năm sau, bạn sử dụng quản lý chi phí để chuẩn bị. Bạn bắt đầu với quy trình lập kế hoạch, bao gồm các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn muốn cung cấp và cách bạn sẽ cung cấp chúng cho khách hàng của mình. Giai đoạn lập kế hoạch cũng nên bao gồm các dự đoán tài chính ban đầu, sau này sẽ được sử dụng trong ngân sách của bạn.
Tiếp theo, bạn sẽ cần ước tính chi phí liên quan của các quy trình đó và sử dụng những con số để tạo ngân sách.
Đó là lúc kiểm soát chi phí phát huy tác dụng. Kiểm soát chi phí hay đo lường chi phí thực tế so với chi phí ước tính như một phương tiện để chủ động giải quyết các chênh lệch. Kiểm soát chi phí là mọi thứ từ việc giải quyết trực tiếp các chênh lệch ngân sách của bạn đến việc thiết lập các hành động khắc phục sẽ cho phép bạn giảm các chi phí không mong muốn.

[You must be registered and logged in to see this image.]

5 cách để tối ưu và kiểm soát chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp
Một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả bắt đầu bằng việc lập ngân sách chính xác, bao gồm cả cách đo lường chênh lệch ngân sách trong thời gian thực. Ví dụ: nếu bạn đang quản lý một dự án, bạn sẽ muốn chủ động đo lường các chênh lệch trong toàn bộ ngân sách và nhanh chóng giải quyết chúng để giữ cho dự án hoạt động trơn tru.
Điều này cũng đúng khi đo lường sự khác biệt trong toàn công ty. Ví dụ: nếu chi phí sản xuất tăng cao, bạn không muốn đợi đến cuối năm để giải quyết các vấn đề đằng sau việc tăng chi phí sản xuất. Đó là lý do tại sao việc kiểm tra các chênh lệch ngân sách của bạn hàng tháng có thể giúp ngăn chặn sai sót bằng cách thực hiện các thay đổi một cách nhanh chóng.

1. Đi sâu vào đằng sau những con số
Khi chạy báo cáo tài chính vào cuối tháng, bạn nhận thấy rằng lợi nhuận ròng của mình thấp hơn nhiều so với dự kiến. Nhưng để giải quyết lý do đằng sau việc lợi nhuận giảm đột ngột, bạn cần biết tại sao chúng lại giảm.
Chi phí cố định của bạn có cao hơn dự đoán tài chính ban đầu không? Nhà cung cấp của bạn có tăng giá không? Bạn có phải trả lương cho nhân viên làm thêm giờ để sản phẩm ra đúng hạn không? Tất cả những điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn, nhưng bạn sẽ không thể khắc phục vấn đề nếu bạn không biết nguyên nhân gây ra vấn đề.

2. Chuẩn bị và tối ưu ngân sách các dự án - sự kiện
Cách tốt nhất để thực hiện cả quy trình kiểm soát và tối ưu chi phí là lập ngân sách. Dành thời gian để tạo ngân sách không chỉ là ước tính sơ bộ mà sử dụng các số liệu lịch sử làm cơ sở. Nhưng tạo ra một ngân sách là không đủ. Bạn cũng cần thường xuyên theo dõi ngân sách đó để luôn cập nhật những sai lệch khi chúng xảy ra, chứ không phải vài tháng sau khi hành động khắc phục không còn là một lựa chọn khả thi.
Công ty sắp tổ chức sự kiện trong năm? Còn cách nào tốt hơn để đảm bảo rằng chi phí dự kiến luôn ở đúng mục tiêu hơn là quản lý các thành phần khác nhau của sự kiện? Mặc dù việc xem lại chi phí sau khi sự kiện kết thúc có thể hữu ích để xem điều gì đã diễn ra đúng và điều gì không, nhưng chẳng phải tốt hơn hết là bạn nên theo dõi chi phí dự án của mình trong thời gian thực và thực hiện hành động khắc phục trước khi dự án của bạn vượt quá ngân sách.

3. Tối ưu hóa chi phí nhân sự
Những nhân tố quan trọng trong tối ưu hoa chi phí nhân sự bảo bao gồm lựa chọn nhân sự, đào tạo, và thúc đẩy nhân viên làm việc. Sử dụng đúng người có kiến thức, có năng lực, có tiêu chuẩn tốt và muốn làm việc sẽ là yếu tố cơ bản cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Theo dõi năng suất công việc và sắp xếp nhân sự làm thêm giờ hợp lý. Thay thế nhân sự nếu cần thiết.

4. Theo dõi hàng tồn kho của bạn
Mức tồn kho của bạn có thể đóng vai trò quan trọng trong việc lợi nhuận tăng, giảm hay trì trệ. Nếu bạn bán sản phẩm, bạn cần học cách cân bằng giữa việc có đủ hàng trong kho để đáp ứng các đơn đặt hàng kịp thời và việc có hàng tồn kho dư thừa, điều này làm tăng chi phí và cuối cùng có thể trở thành lãng phí.
Điều này đặc biệt quan trọng, cần có những chiến lược để đạt được mức cân bằng thích hợp, có thể giữ mức hàng tồn kho thấp nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Quản lý hàng tồn kho của bạn đúng cách và chi phí của bạn cũng có thể sẽ giảm.

5. Tối ưu chính sách nới lỏng và thắt chặt tài sản
Kiểm soát chi phí tốt hơn thường có nghĩa là chủ động hơn là phản ứng. Ví dụ, sử dụng thiết bị cũ hoặc bị lỗi trong văn phòng hoặc dây chuyền sản xuất của bạn có thể là một sai lầm, với sự cố máy tính bất ngờ hoặc máy móc bị lỗi làm bạn mất cả thời gian và tiền bạc.
Mặc dù bạn sẽ chi tiền để đảm bảo thiết bị văn phòng và nhà máy của mình được cập nhật, nhưng bạn cũng sẽ loại bỏ được những điều bất ngờ tốn kém có thể xuất hiện và tàn phá ngân sách cũng như chi phí của bạn.
Việc biết các phương sai hàng tháng có thể giúp bạn giảm thiểu khủng hoảng trước khi nó bắt đầu, cho phép bạn thực hiện các biện pháp khắc phục, dù đó là tìm kiếm nhà cung cấp mới, loại bỏ nhân viên thiếu năng suất hay giảm giờ làm thêm hay điều chỉnh mức sản xuất.
Kiểm soát chi phí là một điều cần thiết cho một doanh nghiệp thành công
Truy cập phần mềm kế toán Safebooks ngay để đăng ký nhận ưu đãi
_________________________________________________________
Safebooks - Giải pháp thông minh - Phát triển bền vững
HOTLINE hỗ trợ ngay: (028) 7101 2288
HOTLINE PKD: 093 164 0679
Email: [You must be registered and logged in to see this link.]